Hankeraportointi kevenee - suunnitelmallisuus lisääntyy

Itämeri-yhteistyö pyörähtää taas uuteen vaiheeseen, kun Euroopan alueellisen yhteistyön rahoitusohjelmista tutuimmat eli Interreg Baltic Sea Region Programme ja Central Baltic Programme avaavat uudet rahoituskautensa. Molemmat lupaavat hankebyrokratian keventyvän olennaisesti uuden yksinkertaistetun kustannusmallin avulla. Se helpottaa raportointivaihetta, mutta vaatii tarkkaa suunnittelua hankkeen hakuvaiheessa.

Helmikuu on kiihkein hankehakemusten viimeistelyn aika. Kokeneet hankepartnerit ovat jo ideoineet hankkeensa ja etsineet tärkeimmät hankepartnerinsa, mutta vielä voi luoda aivan uuden hankeidean. Hankkeiden kustannushallintoa yksinkertaistamalla ja rahoituksen ennakoitavuutta lisäämällä rahoitusohjelmat toivovat saavansa uusia ja myös pienempiä hankepartnereita tulemaan mukaan ja siten lisäämään ohjelmien innovaatiokykyä.

Hakuajat

Keskisen Itämeren alueen ohjelma (Central Baltic Programme) avaa hakunsa 10.2.2022 ja haku päättyy 31.3.2022. Hankeidealomakkeiden lähettämiseen ei ole annettu takarajaa, mutta luonnollisesti konsultaatioajan saaminen vaikeutuu, mitä lähempänä hakuajan päättyminen on.  Ohjelman pienissä hankkeissa (hankebudjetti alle 213.550 €) noudatetaan samaa hakuaikaa, mutta kevyempää prosessia.

Itämeren alueen ohjelma (Baltic Sea Region Programme, BSR) jakautuu kahteen osaan eli ydinhankkeisiin (core) ja pieniin (small) hankkeisiin. Molempien haku avautuu 8.2.2022. Ydinhankkeissa hankeidealomake eli Project Idea Form (PIF) on jätettävä 15.3. mennessä ja konsultaatio on sovittava BSR-sihteeristön kanssa 12.4. mennessä. Viimeistellyt hakemukset on jätettävä 26.4.2022 mennessä. 

Pienillä hankkeilla on nopeampi aikataulu. PIF on jätettävä 9.3. mennessä, konsultaatio on hoidettava ennen 16.3. ja lopullisen hakemuksen viimeinen jättöaika on 30.3.2022.

Mikä on BSR-ohjelman pieni hanke?

BSR-rahoitusohjelma kannustaa pienempiä ja hankemaailman suhteen kokemattomia partnerikandidaatteja osallistumaan ohjelmaan kevyemmän prosessin kautta.

Pienten hankkeiden budjetin yläraja on 500.000 euroa ja niiden kestoaika on maksimissaan 24 kuukautta. Työpaketteja hankkeissa tulee olla vain yksi. Pienissä hankkeissa on vain henkilöstöbudjetti ja Muut kulut –budjetti, joka on 40 % henkilöstöbudjetista. Muut kulut –budjetti sisältää niin toimisto-, matka-, väline- kuin mahdolliset muutkin kulut. Muut kulut –budjetti on siis henkilöstöprojektin perusteella laskettu kiinteä summa, ja sitä ei tulla tarkastamaan suhteessa toteutuneisiin kuluihin. Tämä siis vapauttaa pienet hankkeet valtavalta määrältä byrokratiaa. Sen lisäksi katoaa epävarmuus erilaisten kulujen kelpaamisesta hankkeen kustannuksiin. Kun hanke on hyväksytty, on myös kulubudjetti hyväksytty. 

Teemat

Keskisen Itämeren alueen rahoitusohjelmalla on seitsemän teemaa, joihin on päädytty sen mukaan, millaisia tuloksia hankkeiden toivotaan tuottavan. Nämä teemat ovat:
1.    Enemmän vientimahdollisuuksia PK-sektorille
2.    Kasvuyritysten laajempi skaalautuvuus
3.    Yhteiset kiertotalousratkaisut
4.    Meri- ja rannikkoalueiden kohentunut tila
5.    Vähentyneet CO2-päästöt
6.    Paremmat työllistymismahdollisuudet
7.    Paremmat julkispalvelut ja -ratkaisut kansalaisille

Rahoitusohjelma pyrkii entistä enemmän keskittymään tuloksiin, niiden mitattavuuteen ja rajojen ylittämisen mielekkyyteen eli siihen, miksi kannattaa tehdä asioita yhdessä. Maailmalla tapahtuneet muutokset näkyvät ohjelmassa siten, että Brexitin myötä Iso-Britanniasta on tullut EU-alueen ulkopuolinen maa, jonne suuntautuvaa vientiä voidaan tukea. Pandemia on myös synnyttänyt uusia liikeideoita ja toimintatapoja. Vaikka ykkösteema mainitseekin PK-sektorin, eivät yritykset voi suoraan olla hankepartnereita, vaan niitä voivat edustaa erilaiset tukiorganisaatiot, vientiagentuurit tai kauppakamarit.

Koko Itämeren alueen rahoitusohjelma (BSR) jakaa hankkeet neljään luokkaan ja niiden alaluokkiin:
1.    Innovatiiviset yhteisöt
       1.1.    Palautumiskykyiset taloudet ja yhteisöt
       1.2.    Vastaanottavaiset julkiset palvelut
2.    Vesiviisaat yhteisöt
        2.1.    Vastuullisesti hoidetut vedet
        2.2.    Sininen talous
3.    Ilmastoneutraalit yhteisöt
       3.1.    Kiertotalous
       3.2.    Energiasysteemin muutos
       3.3.    Vihreä liikkuvuus

BSR-rahoitusohjelma painottaa julkishallinnon osallistumisen tärkeyttä ja toivoo hankekonsortioiden sisältävän eri tasojen julkisia viranomaisia. Itse teemat peilaavat vahvasti EU:n Itämeren alueen strategian (EUSBSR) teemoja.

Uusi kustannushallinto

Hankkeisiin kuluvasta työmäärästä on perinteisesti mennyt iso osa raportointiin, niin sisällölliseen kuin taloudelliseenkin. Se ollut perusteltua, sillä täytyyhän hankkeiden pystyä osoittamaan mihin ja miten raha on käytetty. Sama periaate jatkuu, mutta raportointia on talouden osalta pyritty yksinkertaistamaan, jotta hankerahoitus saataisiin allokoitua tehokkaammin itse työn sisältöön. Molemmissa rahoitusohjelmissa kaikilla EU:hun kuuluvilla jäsenmailla on sama rahoitusaste, 80 %, eli omarahoitusta tarvitaan siis 20 %. Yksinkertaistamisen osalta rahoitusohjelmat eroavat toisistaan.

Baltic Sea Region Programme siirtyy henkilöstö-, toimisto- ja matkustuskulujen osalta yksinkertaistettuun kustannusmalliin eli kiinteisiin hintoihin. Henkilöstöbudjetti lasketaan kiintein luvuin, eli vuoden maksimityötuntimäärä on 1720 tuntia ja palkka kaikissa tehtävissä on laskennallisesti sama. Jäsenmaiden tuntipalkat ovat erilaisia ja ne on määritelty maiden elinkustannusten mukaan. Suomessa tuntipalkaksi on määritelty 36 euroa. Suomessa täysiaikaisesti hankkeessa työskentelevän henkilön kustannus on vuodessa siis 1720 h x 36 € = 61.920 euroa. Jos henkilö tekee töitä 50 %, tuntimääräkerroin laskee luonnollisesti 860 tuntiin.

Laskennallisesti sama palkka ei tarkoita sitä, että hankkeen johtajalle ja assistentille pitäisi maksaa samaa todellista palkkaa, vaan se on hankkeen budjetoimiseen liittyvä laskennallinen kustannus. Henkilöstökustannusten kiinteä hinta sisältää vain todellisen työn, se ei sisällä lomia tai sairaslomia. Näin ollen se ei voi vastata todellisten kulujen kirjanpitoa, vaan on hanketyöstä maksettu ennalta määrätty hinta.

Kustannusluokat 2 ja 3 eli toimisto- ja matkustuskulut lasketaan henkilöstöbudjetin perusteella 15 % kertoimella. Jos siis partnerin koko henkilöstöbudjetti olisi koko hankkeen ajalle 300.000 €, olisi toimistokulubudjetti 45.000 € ja matkabudjetti toiset 45.000 €. Kustannusluokat 4, 5 ja 6 eli Ulkoiset palvelut, Välineet ja Muut kustannukset korvataan todellisina kustannuksina, mutta niiden pitää perustua hankehakemuksessa tehtyyn suunnitelmaan.

Central Baltic Programme noudattaa pääosin samaa yksinkertaistettua kustannusmallia, mutta sillä on myös muutama oma sääntönsä. Hyväksytyt hankkeet voivat saada valmistelukuluihinsa kiinteän potin 13.550 euroa, joka on budjetoitava hankkeeseen, mutta jonka jakamisesta hankekonsortio voi päättää itse.

Henkilöstö-, toimisto- ja matkakulut lasketaan samalla tavoin kuin BSR-rahoitusohjelmassa. Kustannusluokka 4 eli Ulkoiset palvelut jaetaan fyysisiin tapahtumiin ja muihin kuluihin. Fyysisissä tapahtumissa kiinteä kustannus riippuu tapahtumapaikasta ja on Suomessa 80 euroa per henkilö per päivä. Muut kulut korvataan hankesuunnitelman perusteella syntyneinä todellisina kustannuksina. Kustannusluokka 5 eli Välineet jaetaan myös kahteen osaan. Hankkeessa työskentelystä johtuvat välinekustannukset, esim. tietokoneet, lasketaan henkilöstökustannusten perusteella 0,23 euroa/tunti. Muut kustannukset korvataan hankesuunnitelman perusteella syntyneinä todellisina kustannuksina.


Keskisen Itämeren alueen ohjelman verkkosivut

Palaa otsikoihin